צילום: freepik

איך תבחרו שעון נוכחות לעסק שלכם?

אם יש לכם עסק שאתם מעסיקים בו עובדים, חשוב מאוד שתדעו שאחד הדברים החשובים ביותר שכדאי שיהיו לכם בעסק לצורך התנהלות מול העובדים הוא שעון נוכחות לעסק. מעבר לעובדה שעל פי החוק במדינת ישראל יש צורך לבצע רישום שעות מדויק לעובדים בכל מקום עבודה ועל כן שעות נוכחות יקל לבצע את אותו הרישום, הרי שאין ספק שמדובר על כלי יעיל מאוד שיכול לסייע לכם להתנהל בצורה טובה יותר ולחסוך כסף. כיום ניתן למצוא מגוון סוגים של שעוני נוכחות לעסקים ועל כן, טרם אתם בוחרים את השעון הרלוונטי לעסק שלכם עליכם לבדוק, איזה סוגים קיימים, מהם הצרכים של העסק שלכם ובהתאם לכך, איזה שעון נוכחות יענה על הצרכים בצורה הטובה ביותר שיכולה להיות.

סוגים של שעוני נוכחות

כאמור, בכדי לקבל את ההחלטה הטובה והנכונה ביותר לגבי שעון נוכחות לעסק שלכם, חשוב מאוד להכיר את השעונים הקיימים כיום בשוק:

ראשית כל, ניתן למצוא שעון נוכחות שמבוסס על כרטיס או צ'יפ- מדובר על סוג פופולארי ביותר של שעונים. כאשר במערכות נוכחות מעין אלה, כל עובד מקבל תג זיהוי כלשהו או מחזיק מפתחות שהוא יכול להחליק על השעון כאשר הוא מגיע למקום העבודה וכאשר הוא עוזב את מקום העבודה. שעון הנוכחות המדובר למעשה מבצע סריקה של הפריט והנתונים אשר נוגעים לכניסה וליציאה של העובדים עוברים באופן ישיר לתוכנה ייעודית. מדובר על שעון נוכחות שהוא נוח ופשוט למדי, אך יש לו גם חיסרון. העובדים יכולים לאבד את הכרטיס ואת הצ'יפ וכן יש עובדים אשר נותנים את הכרטיס שלהם לעובדים אחרים או שמעבירים עליהם כרטיס וזאת בכדי שיחשבו להם שעות עבודה נוספות. כלומר, ניתן לומר כי יש פרצות שונות הנוגעות לשעון המדובר ועל כן, לא תמיד הוא מהווה את הפתרון היעיל והטוב ביותר לכל סוג של עסק.

סוג של שעון נוכחות אחר הוא שעון נוכחות אשר מבוסס על סיסמא. במקום כרטיס העובד מזין שם משתמש וסיסמא וכך נרשמות שעות העבודה שלה. גם בשיטה המדוברת יש חשש לניסיונות הנאה.

עוד סוג של שעון הוא שעון נוכחות ביומטרי. השעון המדובר יכול להבטיח כי רק העובד יהיה זה שיקשום את השעות. יש שעוני נוכחות אשר מבוססים על טביעת אצבע ויש שעוני נוכחות המבוססים על זיהוי פנים.

עוד סוג הוא שעון נוכחות אפליקציה. מדובר על שעון שמאפשר רישום נוכחות מרחוק. מי שבעיקר בוחר בשעונים הללו הם מעסיקים אשר העובדים שלהם אינם עובדים במקום עבודה מסודר, אלא בעיקר עובדים בשטח.

עוד סוג של שעון נוכחות הוא שעון נוכחות טלפוני והוא מתאים לעובדים אשר עובדים בכמה סניפים של העסק באותו היום או עובדים שנמצאים בנסיעות במהלך יום העבודה שלהם. במסגרת שעון הנוכחות המדובר העובדים מחייגים למספר טלפון מסוים, מקישים מספר לזיהוי וכך למעשה הם מדווחים על שעת הכניסה שלהם למקום העבודה ושעת היציאה שלהם ממקום העבודה.

צילום: freepik

מדוע כדאי לבחור שעון נוכחות לעסק?

אם אתם תוהים מדוע כדאי לבחור שעון נוכחות לעסק שלכם, יש לכך כמה סיבות:

ראשית כל, ככל שיש לעסק יותר עובדים, כך גם מלאכת המעקב אחר שעות היציאה והכניסה של העובדים מהווה דבר מורכב ביותר. בכדי להבין האם כל העובדים שלכם מגיעים לעבודה בזמן ויוצאים בזמן, כדאי מאוד שיהיה שעון נוכחות אשר ידווח על שעות כניסה ויציאה של העובדים. השעון מאפשר מעקב מדויק אחרי שעות העבודה של העובדים.

מעבר לכך, ככל שיש יותר עובדים בעסק, כך גם מלאכת ניהול השכר של העובדים היא מורכבת יותר וקשה יותר. שעוני נוכחות יכולים להקל בצורה משמעותית על מחלקת השכר ולגרום לה לבצע את העבודה בצורה הטובה והיעילה ביותר. שעוני נוכחות יכולים להפחית באופן משמעותי את הסיכוי לטעויות חישוב מצד המעסיק. מעבר לכך הם גם תורמים להגדלת מידת האחראיות אשר העובדים מרגישים מצד העסק.

אין ספק שטעויות שכר עלולות לעלות לעסק שלכם לא מעט כסף. בכדי לדייק עד כמה שיותר בחישוב השכר של העובדים, כדאי מאוד לבחור שעון נוכחות שאוסף מידע מדויק אודות שעות הנוכחות של העובדים. שעון זה יאפשר לכם לחסוך לא מעט כסף הנוגע לשכר העובדים ולא לעשות טעויות הן לרעת העובד והן לטובת העובד.

כיצד תבחרו את שעון הנוכחות הטוב ביותר לעסק שלכם?

כיום ניתן למצוא לא מעט חברות המציעות דגמי שעוני נוכחות שונים. חשוב מאוד טרם תרכשו את שעון הנוכחות לעסק שלכם לבדוק כמה דברים:

ראשית כל, עליכם כאמור להתאים את סוג שעון הנוכחות לצרכים של העסק שלכם. השעון צריך להתאים לאופי העבודה של העובדים, למקום שהם עובדים בו ועוד…

וודאו שהשעון מאפשר לעובדים להעביר בצורה קלה ונוחה את שעת ההגעה שלהם לשעות העבודה ואת שעת העזיבה שלהם. לא כדאי שהעובדים יתעכבו יתר על המידה על העברת כרטיס או שימוש בכל דרך אחרת בכדי להודיע על נוכחותם.

כמובן שכדאי מאוד לוודא מראש כי שעון הנוכחות מוצע על ידי חברה אמינה ומקצועית, אשר ניתן לסמוך עליה כי כל שעוני הנוכחות שהיא מספקת איכותיים.