תכנון נכון לכנס מוצלח  -צילום: FREEPIK

תכנון כנס עסקי מוצלח: מה חשוב לדעת?

החלטתם להרים כנס עסקי ואתם לא יודעים איפה להתחיל? תכנון כנס עסקי הוא חלק חשוב מאוד בהקמת הכנס וצריך להקדיש מחשבה על כל פרט. אבל לא באנו להיות כבדים, בואו איתנו למדריך קצר בשיתוף חברת הפקות האירועים המומלצת בישראל "פרוצ'י הפקות". המדריך קולע ומהנה כדי שעל הכנס שלכם לא יפסיקו לדבר. דיסקליימר קטן שנכון לגבי כל אחד מהסעיפים – הקהל הוא המלך 👑. כל חלק בכנס צריך להיות מותאם לקהל.

מה מטרת הכנס?
למה בכלל אנחנו עושים את הכנס? האם אנחנו רוצים לקדם מוצר קיים? מוצר חדש? יש לנו שירות חדש שאנחנו רוצים לחשוף אותו? מידע שחשוב לנו לשתף עם לקוחות או שותפים עסקיים? כדי שהכנס יהיה מוצלח ושכולם ידברו עליו מטרת הכנס צריכה להיות ברורה ופשוטה.

מה יהיה תוכן הכנס?
אם הקהל הוא המלך, אז התוכן הוא המהות. לב העניין. אנחנו רוצים שהתוכן יהיה מעניין ורלוונטי לנושא הכנס, שיתייחס למטרת הכנס, עדכני, זורם וכמובן – מותאם לקהל. אם הקהל קם או זולג לכיוון הפיד באינסטגרם ובטיקטוק – לא הצלחנו.
ככל שניתן, מומלץ לשתף בסיפורים אישיים וכשלונות עסקיים או דוגמאות אחרות שגורמות לקהל להתחבר לסיפור שלנו.

פרסום ושיווק הכנס

חלק קריטי בתכנון הכנס ובסיס חיוני להצלחתו. אנחנו רוצים שקהל היעד הרלוונטי יגיע לכנס. כשמדובר בכנס ללקוחות או שותפים עסקיים אנחנו צריכים למשוך את הקהל. לכן השיווק והפרסום הם קריטיים וחשוב להשקיע תכנון ומאמץ בתחום הזה. הפרסום צריך להיות ממוקד לקהל שהוא בעל עניין, והרישום צריך להיות נוח ויעיל, באמצעות דף נחיתה או טופס דיגיטלי דרך הרשתות החברתיות. לאחר הרישום יש לשלוח תזכורות במיילים/וואטספ לנרשמים על התאריך, מטרת הכנס ובמקרה הצורך גם אישורי הגעה.
תהליך השיווק מתחיל במיתוג ויחסי ציבור בפרסום הכנס, במהלך הכנס עצמו כדי ליצור תשומת לב חיובית פיזית ולא רק דיגיטלית מומלץ לחלק מתנה למשתתפי הכנס. רצוי שהמתנה תהיה ממותגת ובמידת האפשר גם רלוונטית למטרת הכנס או לחברה העומדת מאחוריו

בחירת תאריך

בחירת מועד הכנס הוא קריטי להצלחתו. ראשון בבוקר או חמישי בערב הם מתכון בטוח לכישלון. גם תקופה של חופשות, חגים או ימים מיוחדים אחרים לא רלוונטיים (גם יום אחרי שחוזרים מחופשה, במיוחד ארוכה, כמו יום לאחר סוכות/פסח הוא תאריך המיועד לכישלון). מדינת ישראל מתאפיינת באוכלוסיה מגוונת ואם הקהל המיועד לכנס (הקהל הוא המלך, זוכרים?) פונה למגוון אוכלוסיות, חשוב לבדוק שהוא לא נופל על חגים של יהודים, ערבים, צ'רקסים, דרוזים, יוצאי ברית המועצות ועוד.
בקיצור – תעשו שיעורי בית, תכירו את הקהל שלכם, מהם האילוצים שלו, באילו תקופות הוא פנוי יותר או פחות ומתי כנס עסקי כזה יכול להיות תאריך אידיאלי בשבילו שיגדיל את כמות הקהל שלכם.
אם אתם בוחרים כנס בעונת הקיץ יש לבחור מראש כמובן מקום ממוזג ובעונת החורף מקום סגור, אבל באופן כללי, אנשים פנויים יותר בתקופות האביב והסתיו כשבנוסף גם מזג האוויר בהן נוח ויציב יותר.

מיקום הכנס

נתחיל מהדברים הברורים. המיקום צריך להיות נגיש לתחבורה ציבורית (בעדיפות לרכבת/רכבת קלה), ההגעה צריכה להיות פשוטה וכמובן כולל כניסה נגישה. אם מדובר בקהל יעד ממיקום גיאוגרפי מסוים כדאי שהוא יהיה סמוך אליו. ככל שהוא יהיה קרוב יותר לקהל היעד, גדל הסיכוי שיותר קהל יגיע, במיוחד אם הקהל מוגבל בזמן. לדוגמה – כנס נטוורקינג לבעלי עסקים מבאר שבע – אין טעם לקבוע אותו ביקנעם. הוא צריך להיות בבאר שבע.
יש לוודא שהכתובת קיימת בוייז.
בחירת מיקום מרכזי (הערים הגדולות – תל אביב, ירושלים, חיפה, באר שבע) לכנס רלוונטית לאנשי עסקים ופרופיל גבוה ולאנשים עם יומן עמוס.
היתרון במיקום מרכזי הוא גישה נוחה, מסר של מקצועיות וענייניות. אפשר לקפוץ לשלוש-ארבע שעות ולחזור לעבודה. בלי לאבד את הקשב לעבודה.

ואם אנחנו רוצים שהכנס יהיה חוויתי ויותיר רושם ייחודי על הקהל? במקרה כזה אנחנו נבחר דווקא מיקום שהוא מחוץ למרחב העירוני. יותר טבע, יותר מרחב, יותר אווירה של ניתוק מלוח הזמנים הצפוף ויציאה מהשגרה.

מה עם כיבוד?
יש כאלה שיגידו שזה החלק הכי חשוב במהלך הכנס… גם כאן, תלוי מאוד בסוג הקהל ובשעה שבו הכנס מתקיים. כאשר הכנס מתחיל בבוקר כשהקהל מגיע מהבית ישירות לכנס, מומלץ שבפתיחה לפני הדיבורים, להגיש שתיה חמה וכיבוד קל. כנס שמתחיל בצהריים או בשעות הערב – אפשר לוותר על כיבוד בפתיחה אבל רצוי שתהיה הפסקה עם כיבוד כדי לשמור על ריכוז הקהל.
ככלל, רצוי שהכיבוד יהיה מאורגן, נקי, מגוון ומסודר אבל לא כבד כדי לשמור על ריכוז ומיקוד. כריכונים, קישים, פירות וירקות חתוכים בהחלט עושים את העבודה.

מה קורה בסיום הכנס?

אנחנו רוצים שהכנס יהיה נקודת שיא שתסב לנו תשומת לב, אבל לא כנקודת סיום אלא כנקודת התחלה. לכן הכנס צריך לגרום לבאז בקרב המשתתפים, להביא אותם לשיח איתנו או עם קולגות, שיקפיץ את הפופולריות של החברה בקרב בעלי העניין.
טיפ מנצח: מה שחשוב בתכנון כנס עסקי מוצלח אלה לא מחיאות הכפיים או המילים החמות בסיום הכנס אלא להצעיד קדימה את מטרות החברה שלכם באמצעות הכנס.

חזרה למדור תרבות